Plan « Zéro Papier » du CND


Si l’on entend par « zéro papier » la fin du support papier, au CND on s’accorde à dire qu’il s’agit d’un mythe technologique. Pour nous, lors de cette seconde phase du plan d’action, il s’agit plutôt d’une démarche qualité qui consiste à systématiquement dématérialiser les échanges et à supprimer tout document papier lorsque cela est possible afin d’optimiser les process internes de collecte, traitement, archivage et diffusion. (Ensembles d’actions intégrées et cohérentes).

On s’accorde aussi que la réussite de cette phase ne repose pas sur les solutions techniques mais bien sur notre capacité de s’approprier la conduite du changement.

Cet Objectif de qualité faisant partie du principe des cinq zéros :
– Zéro papier
– Zéro délai
– Zéro panne
– Zéro stock
– Zéro défaut

L’objectif réel est bien « Le Presque Zéro Papier ».


Les douze Axes principaux du Plan « Zéro Papier »
 
1- Augmenter le potentiel de traitement
 
Objectifs : 
Partant des gains de productivité que permettent les NTIC, il s’agit :
  1. D’élargir le champ de la collecte de l’information à de nouveaux supports numériques (Documents électroniques, Photothèque, annuaires de sites …).
  2. De proposer une nouvelle organisation du travail pour accroître, à ressources constantes, le taux d’indexation de la littérature grise marocaine (35% actuellement et 90% à la cible, pour une production annuelle estimée à 10.000 publications). Cette organisation du travail et les gains de productivité induits s’appuieraient sur les possibilités actuelles et prévisibles des NTIC : dématérialisation, workflow, GED…
  3. De proposer des solutions pour revoir le contenu des postes de travail qu’entraînerait une nouvelle organisation du travail et susciter l’adhésion au changement de l’ensemble du personnel de l’Etablissement.
  4. Le plan « Zéro papier » repose  sur la dématérialisation du support collecté dés le début du cycle de traitement. Les documents imprimés demeureront encore pour quelques années le principal support au niveau de la collecte de la littérature grise au Maroc. Aussi, Il y a lieu de les numériser dés leur arrivée au CND par des scanners professionnels de livres afin de permettre leur circulation sur le réseau selon la chaîne documentaire.
L’augmentation aussi bien quantitative que qualitative et de façon significative du fonds documentaire annuel du CND  repose essentiellement sur une réorganisation des chaînes documentaires en une suite intégrée de tâches basées sur la dématérialisation en amont de tout document imprimé collecté (Catalogage,indexation,contrôle et diffusion).
 
Les principales procédures à mettre en place sont :
 
4.1 La Dématérialisation : c.à.d la numérisation systématique en amont des documents collectés ;
4.2 La mise en place d’un système de Workflow permettant la diffusion automatique en ligne du « document numérisé à traiter » sur le poste d’un maximum d’informatistes du CND ;
4.3 La transformation du comité scientifique de sélection en un comité virtuel de contrôle, sélection et validation en ligne ;
4.4 La mise en place des statuts d’indexeur principal et d’indexeur secondaire ;
4.5 L’ouverture de la chaîne de traitement en ligne aux indexeurs secondaires (chargés d’une autre tache principale au CND)  selon le module LDAP sécurisé 
 
2- Gagner en temps « Chercheur »
 
Objectifs :
Profiter de la numérisation des documents collectés pour réduire très significativement le délai de mise à disposition des documents demandés par des chercheurs.
 
    - L’acquisition d’un système de gestion informatique des visiteurs chercheurs et leurs tracabilité au CND.
 
3- Élargir le champ de « Recherche Internationale »
 
Objectifs :
    - Proposer l’accès à de nouvelles bases de données internationales et explorer les possibilités de mutualisation avec d’autres organismes d’information marocains pour maintenir la refacturation des coûts d’accès à des niveaux acceptables pour les utilisateurs.
    - Mise en place d’une base de donnée sur les bases en Open accès et Open Archive Textuelle
 
4- Améliorer le contrôle qualité
 
Objectifs :
L’ensemble de la chaîne de traitement (exhaustivité de la collecte, mise en place d’une base de données des sources d’information et son suivi, simplification des relances, diminution des contrôles, enrichissement maîtrisé du Thésaurus, prise en compte du feed-back des clients chercheurs) doit être revue sous l’angle d’une montée en qualité et se conclure le cas échéant par une certification ISO 9000.
 
5- Devenir un info centre virtuel
 
Objectifs :
Le programme d'action du Centre National de Documentation 2000-2004 avait retenu l’objectif de la création des nouveaux centres multimédia au niveau régional afin de permettre la décentralisation des services du CND .
Si aujourd’hui cet objectif physique et géographique n’est plus d’actualité, la décentralisation de ses services reste inscrite dans les objectifs du centre.
La mise en ligne de toutes les bases de données bibliographiques du CND est déjà la concrétisation partielle de cette décentralisation. La réussite de ce plan « Zéro papier » et la numérisation de son patrimoine permettront au CND de devenir un Info Centre virtuel offrant la possibilité, pour quelqu'un qui est situé n'importe où sur la planète, d'avoir accès à des documents pouvant être eux-mêmes situés n'importe où sur la planète (entre autre au CND) et de les obtenir presque immédiatement à l'écran de son poste de travail mais aussi des services de référence pour les aider à trouver les documents qu'ils recherchent.
Ainsi, grâce à la maîtrise des nouvelles technologies de l’information et l’expansion rapide d’Internet au Maroc, le CND s’inscrit dans une vision plutôt mondiale dans la décentralisation de l’accès à ses services de contenus.
 
 
L’utilisation des NTIC et en particulier d’Internet doit permettre l’accès à l’ensemble du fond documentaire au profit d’utilisateurs éloignés géographiquement du CND, situés au Maroc ou à l’étranger.
 
Le CND  est reparti en deux bâtiments sur la ville de Rabat (Agdal et Souissi) , chaque bâtiment dispose de son propre réseau informatique , de son propre data centre et de sa propre liaison spécialisée Internet .
Il y a lieu aujourd’hui de fédérer les deux réseaux afin de permettre le travail collaboratif global (workflow , intranet, Internet diffusion ) , une meilleure repartions des ressources informatiques , une centralisation de la gestion et de la sécurité du réseau et une optimisation des coûts par la mise en place d’un réseau VPN permettant l’échange sécurisé de la voix et des données .
 
6- Améliorer la pérennisation du patrimoine
 
Objectifs :
L’étude en cours au CND permettra de préciser , dans le cadre du plan «Zéro papier» les supports et les procédures d'archivage, de sauvegarde et de restauration les plus adéquats qui seront déployés pour la sauvegarde à long terme du fond documentaire numérique du CND.
L’évolution exponentielle des technologies de sauvegarde et des supports d’archivage avec leur problématique de reporting d’un support à l’autre ne peut en aucun cas amener le CND à abandonné ce type classique de conservation et d’archivage.
Aussi dans le cadre du plan «Zéro papier», ce processus de reprographie et de microfichage sera maintenu et modernisé suite aux résultats de l’étude envisagée: «Étude de mise en place d’une chaîne de micro fichage numérique» a fin de répondre aux nouvelles missions et objectifs suivants :
– Continuité de sauvegarde du patrimoine
– Double sécurité d’archivage
– Numérisation du patrimoine à partir des microfiches (patrimoine historique)
– Microfichage automatique à partir des documents numérisés en amont (patrimoine futur).
 
   Une étude en cours au CND a déjà fixé les orientations de la conservation du patrimoine :
 
   - numérisation au fil de l’eau du patrimoine actuel
    - modernisation du micro-fichage en parallèle d’une numérisation systématique de tout nouveau document.
 
Dans le cadre du plan d’action, il y a lieu de sécuriser le réseau informatique mais aussi l’accès physique du Data Centre du CND afin de rendre toute circulation dans ce service selon des règles bien établies.
 
    - Le Data centre du CND dispose plus d’une quarantaine de serveurs, il y a lieu de rendre le centre informatique du CND  plus productif en simplifiant l'exploitation des installations et en facilitant leurs évolution tout en bénéficiant d'une diminution des surfaces occupées et d’une optimisation de l’infrastructure au niveau de la gestion des serveurs et de la sécurité électrique de l’ensemble du Data Centre du CND.
 
    - Le CND dispose d’un parc informatique , d’une chaîne d’imprimerie et de reprographie , de matériels audio-visuel des salles de conférences et de plate formes multimédia.  Il y a lieu de disposer d’un système d’information et de suivi de la maintenance et de la réparation des différents équipements du centre.
 
7- Améliorer la qualité des publications
 
Objectifs :
Le CND assure l’impression des différents travaux du Centre  (brochures, index, répertoires périodiques, thesaurus…….) ainsi que ceux de l’administration du tutelle (les enquêtes statistiques, le plan quinquennal, la cartographie, et les enquêtes de structures….) . Il est  l’éditeur officiel de la revue « Les Cahiers du Plan ».
La chaîne d’impression mise en œuvre actuellement repose sur le flashage de films, l’épreuvage, le montage,  la réalisation de plaques , la finition et l’impression offset traditionnelle.
Devant une demande d’édition de qualité supérieure et en tenant compte de la raréfaction de la disponibilité future des ressources humaines ( DV , retraites , absence de recrutement ) le centre envisage la mutation de cette chaîne vers une technologie basée sur l’impression numérique .
Une étude technique pour la  mise en place d’une chaîne d’impression numérique est programmée afin de déterminer le matériel et le dimensionnement adéquat .
Par l’impression numérique, seules quatre étapes seront nécessaires à l’élaboration d’un document : la conversion par le RIP, le stockage des travaux ripés , le pilotage de la machine et la finition. Elle permettra une indépendance certaine par rapport aux ressources humaines et une influence positive aussi bien sur les délais que sur les coûts.
 
    - La modernisation des moyens d’impression du CND contribue à l’objectif de réduction des délais et de gains de productivité rendus nécessaires par la diminution des personnels.  Le CND étudie actuellement le passage à une chaîne d’impression numérique.
 
8- Simplifier les procédures internes de gestion
 
Objectifs :
Pour la bon réussite de ce plan, il y a lieu d’agir globalement sur l’environnement de travail immédiat du personnel du CND en généralisant le principe «Zéro papier» par les projets suivants :
    - Gestion des présences par pointeuse digitale des empreintes (en cours)
    - Gestion des visiteurs par badges (Circulation interne et statistiques)
    - Contrôle d’accès au Data centre informatique
    - Informatisation du Bureau d’ordre (Numérisation Input, Output, suivi et     archivage)
    - Gestion de stock des fournitures en ligne (intranet)
    - Gestion du patrimoine par code barre (inventaire par douchettes en temps réel)
    – Gestion des marchés publics et suivis du budget par un système informatique intègre
    – Portail administratif du personnel du CND (Attestation de travail, Congé ….)
    – Gouvernance : Audit comptable et financier du CND 2000-2005 et marché cadre d’audit annuel par un organisme spécialisé.
 
La dynamique zéro papier est aussi l’occasion d’améliorer le fonctionnement interne du CND. Parmi les projets à lancer, on peut citer notamment : contrôle d’accès des personnels et visiteurs, informatisation du bureau d’ordre, gestion du stock et inventaire par code-barre du patrimoine, gestion financière (Budget, Exécution de la dépense, Marchés publics), etc.…
 
9- Introduction des Services Experts
 
Objectifs :
Après avoir introduit des outils servant de base à la fourniture de Service Experts (Traducteur automatique SYSTRAN, méta-moteur de recherche) le CND envisage la mise en place d’une plateforme  de veille automatisée au profit des utilisateurs. L’ensemble des informations collectés par le CND serait analysé, agrégé puis diffusé selon des portails thématiques , des newsleters et des lettre de veille aux des utilisateurs qualifiés.
 
Le CND envisage, dans le cadre de son plan d’action et n’introduction de systèmes experts, la mise en place d’une plateforme de veille informationnelle et documentaire afin d’automatiser la collecte sur le Web pour une meilleure alimentation de sa base de connaissance Maalama et de fournir des veilles spécifiques à valeur ajoutée grâce aux Meta moteurs personnalisables sur le Web 2 , des outils d’analyse textuelle et des générateurs automatiques de rapports .
 
 
10- Politique de communication plus pertinente
 
Objectifs :
Des supports de communication institutionnels ont été définis ou en cours de réalisation (CD-ROM, plaquettes, annuaire, supports d’information divers). Il s’agit de poursuivre ces actions notamment en tenant compte des possibilités ouvertes par les NTIC et des possibilités de diffusion par internet par la mise en ligne de portails thematiques , de newsleters et la publication de lettres de veille .
 
11- Formation et mise à niveau des ressources humaines
 
Objectifs :
La réussite de cette phase ne repose pas simplement sur le déploiement de solutions techniques mais bien sur notre capacité de s’approprier les changements nécessaires pour s’adapter à une nouvelle organisation de travail 
 
Les thématiques de formations retenues pour cette seconde phase :
 
•         Approfondissement des techniques de GED et de Workfow
•         Veille et intelligence documentaire
•         Formation sur les règles ISO
•         Maintenance des postes de travail
•         PAO
•         Formation Lunix
•         Formation sur les conduites de changement
•         Infographie
•         Communication et Emarketing sur le Web
•         Bureautique avancée
•         Formation sur l’audit et la gestion administrative
•         Formations spécifiques aux différentes solutions informatiques retenues
 
 
11.1 - Formation 2005/2006 (Autres que les formations techniques associées à l’acquisition de matériels ou de logiciels) :
 
      - Gestion des Marchés Publiques
      - Contrôle budgétaire
      - Conduite de changement
      - Les Techniques de Classement
      - Initiation windows
      - Initiation power point
      - Techniques de Communication
      - Accueil
      - Communication interne
 
11.2 PAO :
 
Une formation en PAO est programmée dés cette année 2006/2007 pour entamer la mise à niveau des responsables du service de l’imprimerie , ainsi qu’une série de démonstrations fournisseurs sont organisées au centre à titre informationnel
 
 
11.3 Veille : Formation 2006/2007 (Autres que les formations techniques associées à l’acquisition de matériels ou de logiciels) : Pour 24 cadres en 15 jours de formations :
 
Méthodologies de veille 
Réaliser une veille manuelle
Utiliser les outils de recherche
Automatiser une cellule de veille
Les difficultés d'une veille automatisée
Pratiquer une veille automatisée avec Copernic Agent Pro 
Cas Pratique : Mise en place d'alertes automatiques avec Copernic Agent pro
Pratiquer une veille automatisée avec WebSite Watcher
Cas pratique : Mise en place d'une veille concurrentielle avec Web Site Watcher
Utiliser les agents intelligents 
     
11.4 Mise en ligne du campus numérique
 
Le Centre National de Documentation (CND) offre à travers  son campus numérique, des services de formations à distance ou sur place, notamment des cours de formations continues et de mise à niveau . Il s'agit principalement de cours en sciences de l’information, bureautique et langues. Ces cours, disponibles en libre accès sur le Web, ont fait l’objet d’une scormisation afin de les intégrer sur la plateforme d’autoformation du CND et de pouvoir les offrir selon un parcours pédagogique éventuellement tutoré. L’accès à ce service de formation demeure sur demande d’inscription .
 
11.5 Diffusion de Kit d’autoformation CD Imark (FAO) :
           
    - Numérisation et bibliothèque électroniques
    - Gestion électronique des documents
    - Elaboration d’une stratégie d’information
 
12- Cellule de veille technologique et de recherche développement
 
Objectifs :
L’évolution très rapide des nouvelles TIC dans les domaines des sciences de l’information nécessite la mise en place d’une cellule de veille sur les grande thématiques du secteur afin de pouvoir ajuster à fur et à mesure aussi bien les outils informatiques utilisés que les concepts mise à jour en permanence. Les résultats de cette veille devront nécessairement être publiés sur l’intranet du CND mais aussi sur la base de connaissance documentaire Abhatoo .